Datenschutzerklärung

TESTFASSUNG 8 für den Durchstich auf dem Testserver. Keine Rechtswirkung, keine veröffentlichte Fassung.

Diese Datenschutzerklärung beschreibt, wie DS81 personenbezogene Daten auf der Website sanops.app, bei der Registrierung, im persönlichen SanOPS-Konto, in den Apps und bei Vertrag und Unterstützung verarbeitet. Sie gilt auch für die Kundenadressen unter sanops.app und die eigenen Domains der Organisationen, soweit DS81 dort selbst verantwortlich ist.

1 Verantwortlicher und Kontakt

Verantwortlich ist:
DS81 – Manufaktur für digitale Systeme
Inhaber: Daniel Schuboth
Frankenhainer Weg 25
34613 Schwalmstadt
Deutschland
E-Mail: kontakt@ds81.de
Telefon: 06691 9799040 (Anrufbeantworter)

Für Fragen zum Datenschutz und zur Meldung möglicher Datenschutzverletzungen erreichen Sie Daniel Schuboth unter datenschutz@sanops.app. Ein gesonderter Datenschutzbeauftragter ist nicht benannt.

2 Wer für welche Daten verantwortlich ist

SanOPS wird von Organisationen genutzt, etwa Hilfsorganisationen, Vereinen und Unternehmen. Dabei gibt es zwei Bereiche:

Daten der Organisation. Was eine Organisation in SanOPS über ihre Mitglieder, Einsätze, Patientinnen und Patienten, Auftraggeber, Kursteilnehmende, Material und Nachrichten verarbeitet, verantwortet die Organisation. DS81 verarbeitet diese Daten nur in ihrem Auftrag nach einem Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Fragen dazu richten Sie bitte an die Organisation; DS81 leitet Anfragen an sie weiter.
Eigene Daten von DS81. Für die Website, die Registrierung von Organisationen, Ihr persönliches Konto mit Profilfoto und persönlichen Nachweisen, Verträge, Abrechnung, Unterstützung, Feedback, an SanOPS gerichtete Beanstandungen und die Sicherheit der Plattform ist DS81 verantwortlich. Diese Verarbeitung beschreibt diese Erklärung.

DS81 verwendet keine Daten für Werbung, verkauft keine Daten und trainiert keine KI-Modelle mit Inhalten aus SanOPS.

3 Besuch der Website

Beim Aufruf der Website verarbeitet der Server technisch notwendige Daten: IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Adresse, Statuscode, übertragene Datenmenge, Referrer und Angaben zu Browser und Betriebssystem. Das dient der Auslieferung der Seiten, der Sicherheit und der Fehlerbehebung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; berechtigtes Interesse an einem sicheren und funktionierenden Angebot). In den Zugriffsprotokollen speichern wir davon nur die vollständige IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Adresse ohne Parameter, Statuscode und Datenmenge; Referrer und Angaben zu Browser und Betriebssystem werden nicht gespeichert. Die vollständige IP-Adresse brauchen wir, um Angriffe zu erkennen und abzuwehren. Die Zugriffsprotokolle werden nach 14 Tagen gelöscht.

Die Website setzt keine Cookies, nutzt keine Analyse- oder Werbedienste und lädt keine Inhalte von Dritten. Schriften, Bilder und Skripte liegen auf dem SanOPS-Server. Deshalb gibt es kein Cookie-Banner. Bei der Registrierung speichert Ihr Browser den Zwischenstand der Eingaben ohne Passwort und Code nur in der aktuellen Sitzung (Session Storage) auf Ihrem Gerät; er wird beim Schließen des Tabs gelöscht (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG).

Kontaktformular und Angebotsanfrage. Wenn Sie uns über das Formular oder per E-Mail schreiben, verarbeiten wir Name, E-Mail-Adresse, Organisation (freiwillig), Thema und Nachricht, um Ihre Anfrage zu beantworten (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bei Anfragen zu einem Vertrag, sonst lit. f). Fragen Sie aus dem Preisrechner ein Angebot an, speichern wir zusätzlich die gewählte Konfiguration (Variante, Personenzahl, Module, Kursstandorte und Zahlungsweise) und den Richtwert, den der Preisrechner dafür berechnet hat, um Ihr Angebot vorzubereiten (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Eine Angebotsanfrage ist keine Bestellung. Zum Schutz vor automatisierten Eingaben nutzen wir ein verstecktes Feld, einen Zeitstempel und eine Begrenzung je IP-Adresse, aber kein Captcha eines Dritten; die IP-Adresse halten wir dafür nur als Prüfwert höchstens eine Stunde im Zwischenspeicher. Die Anfrage wird in SanOPS verschlüsselt gespeichert, per E-Mail an unser Postfach übermittelt und 12 Monate nach ihrer Erledigung gelöscht, sofern sie nicht zu einem Vertrag gehört.

Prüfung von Bescheinigungen. Unter sanops.app/pruefung können Bescheinigungen anhand ihres Prüfcodes geprüft werden. Angezeigt werden Kurs, Datum, Dauer, ausstellende Stelle, Gültigkeit, ein Kürzel des Namens und der Status. Diese Daten verarbeitet DS81 im Auftrag der Organisation, die die Bescheinigung ausgestellt hat. Eine hochgeladene Datei wird nur mit der Prüfsumme der Bescheinigung verglichen und nicht gespeichert.

4 Registrierung einer Organisation

Für die Registrierung einer Organisation verarbeiten wir Angaben zur Organisation (Name, Art, Ebene, Zugehörigkeit, Anschrift, auf Wunsch die E-Mail-Adresse eines Datenschutzkontakts), zur registrierenden Person (Vor- und Nachname, Funktion, E-Mail-Adresse, Telefonnummer freiwillig, Passwort), den gewünschten Umfang (Variante, Personenzahl, Module) und die Zustimmungen mit Fassung und Zeitpunkt. Zweck ist die Einrichtung des Testzugangs und die Anbahnung des Vertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; für die handelnde Person lit. f). An die Adresse des Datenschutzkontakts senden wir Mitteilungen nach dem Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Sie bleibt gespeichert, bis die Organisation sie ändert oder ihre Daten gelöscht werden. Nennen Sie eine andere Person, informieren Sie sie bitte darüber.

Die Angaben werden bis zur Bestätigung verschlüsselt gespeichert. Das Passwort wird nur als Prüfwert gespeichert. Wir senden einen achtstelligen Code an die angegebene E-Mail-Adresse; erst mit dem Code wird der Zugang eingerichtet. Nicht bestätigte Registrierungen werden nach 24 Stunden ungültig und nach 30 Tagen gelöscht. Zum Schutz vor Missbrauch begrenzen wir die Zahl der Registrierungen je E-Mail-Adresse und IP-Adresse und informieren den Betreiber über jede Registrierung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

5 Persönliches SanOPS-Konto

Anlegen. Für ein Konto verarbeiten wir Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse, Passwort (als Argon2id-Prüfwert), Sprache, die Angabe, ob Sie volljährig sind, die Fassung dieser Datenschutzerklärung mit Zeitpunkt der Kenntnisnahme sowie die Fassung der Nutzungsbedingungen mit Zeitpunkt Ihrer Zustimmung. Die E-Mail-Adresse bestätigen Sie mit einem Code. Rechtsgrundlage ist der Nutzungsvertrag über das Konto (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Die Angabe zur Volljährigkeit entscheidet außerdem darüber, ob wir Ihnen die automatische Standortfreigabe anbieten (Abschnitt 10).

Anmelden und Sicherheit. Wir verarbeiten Sitzungen und App-Anmeldungen (Kennung der Installation, Plattform, Gerätename, App-Version, letzte Nutzung), fehlgeschlagene Anmeldeversuche, einmalige Codes und – wenn Sie ihn einschalten – das Geheimnis für den zweiten Faktor (verschlüsselt). Das dient der sicheren Anmeldung und der Abwehr von Missbrauch (Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO). Sicherheitsrelevante Ereignisse Ihres Kontos sehen Sie in Ihrem Protokoll.

Zuordnung zu Organisationen. Ein Konto allein gibt keinen Zugang zu einer Organisation, und es gibt keine Liste von Organisationen. Sie werden einer Organisation nur über deren Beitrittscode oder Einladung zugeordnet. Ab dann verarbeitet die Organisation Ihre Mitgliedschaft, Rollen und weitere Angaben als Verantwortliche. Mit einem Konto können Sie in mehreren Organisationen mitarbeiten; die Daten bleiben je Organisation getrennt.

Profilfoto. Sie können freiwillig ein Profilfoto hochladen (JPEG, PNG, WebP oder HEIC bis 10 MB). SanOPS rechnet es in zwei kleine quadratische Bilder um, entfernt dabei Standort- und Kameradaten und speichert das Original nicht. Organisationen, in denen Sie Mitglied sind, zeigen das Foto während der Mitgliedschaft bei Ihrem Namen, auch im Mitgliederverzeichnis, das alle Mitglieder mit Zugang zum Verzeichnis sehen. Endet die Mitgliedschaft, zeigt die Organisation es nicht mehr. Sie können das Foto jederzeit ändern oder löschen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

Persönliche Nachweise. In Ihrem Konto können Sie Qualifikationen (Bezeichnung, Art, ausstellende Stelle, erworben am, gültig bis) und Fortbildungen (Datum, Stunden) mit Nachweisdateien ablegen, als PDF oder Bild bis 10 MB je Datei. Bilder werden neu kodiert und ohne Metadaten gespeichert, PDF-Dateien so, wie Sie sie hochladen. Alle Dateien werden verschlüsselt gespeichert und auf Schadsoftware geprüft. Vor dem Ablauf eines Nachweises erinnert SanOPS Sie 90 und 30 Tage vorher und am Ablauftag, je nach Ihren Einstellungen in der App, per E-Mail und in SanOPS. Die Nachweise gehören zu Ihrem Konto und funktionieren auch ohne Mitgliedschaft (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Angaben zu Ihrer Gesundheit gehören nicht in die Nachweise (Nutzungsbedingungen 5).

Freigabe an Organisationen. Sie entscheiden je Nachweis und Organisation, ob Sie ihn freigeben, auch schon beim Beitritt. Die Organisation sieht einen freigegebenen Nachweis erst, wenn Sie Mitglied sind, und nur Personen mit dem Recht, Nachweise zu prüfen; jeder Abruf einer Datei wird bei der Organisation protokolliert. Sie können eine Freigabe jederzeit widerrufen. Sie endet auch, wenn Sie den Nachweis oder Ihr Konto löschen oder Ihre letzte Mitgliedschaft in der Organisation endet. Ab dann sieht die Organisation Angaben und Dateien des Nachweises nicht mehr.

Prüfung durch die Organisation. Die Organisation kann einen freigegebenen Nachweis annehmen und ihm eine Qualifikation aus ihrem Katalog mit Gültigkeit zuordnen oder ihn mit Begründung ablehnen. Ergebnis, Begründung und Datum sehen Sie in Ihrem Konto. Die Prüfentscheidung gehört zu den Daten der Organisation (Abschnitt 2). Sie bleibt bestehen, wenn Sie die Freigabe widerrufen oder den Nachweis löschen; die Organisation sieht dann, dass der Nachweis zurückgezogen ist. Ändern Sie einen geprüften Nachweis, ist eine neue Prüfung nötig.

Ihre Rechte im Konto. Sie können Ihre Angaben selbst ändern, Ihre Daten einschließlich Profilfoto und Nachweisen als Paket exportieren (einmal je 24 Stunden, Abruf 7 Tage) und Ihr Konto löschen. Nach der Löschung kann das Konto 30 Tage lang wiederhergestellt werden; danach wird es endgültig gelöscht. Einträge in Daten einer Organisation, die diese aufbewahren muss, bleiben dort und werden nach deren Fristen pseudonymisiert.

6 Apps für iOS und Android

Lokale Speicherung. Die App speichert Ihre Anmeldung und die Daten, die Sie für Ihre Aufgaben brauchen, in einer verschlüsselten Datenbank auf dem Gerät, damit Sie auch ohne Verbindung arbeiten können (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Patientendaten werden nach dem Einsatzende vom Gerät gelöscht, sobald Ihre Änderungen übertragen sind. Beim Abmelden werden die lokalen Daten gelöscht; nicht übertragene Änderungen zeigt die App vorher an.

Benachrichtigungen. Wenn Sie Benachrichtigungen erlauben, speichern wir die Zustellkennung Ihres Geräts (verschlüsselt), Plattform, Sprache und App-Version. Benachrichtigungen werden über den Apple Push Notification service (Apple Inc., USA) beziehungsweise Firebase Cloud Messaging (Google LLC, USA) zugestellt. Sie enthalten nur Titel und kurze Texte aus einem festen Katalog, Kennungen und Zähler, nie Namen, Patientendaten oder Nachrichtentexte; das gilt auch für den Sperrbildschirm. Persönliche Texte, etwa zu Erinnerungen an Umfragen und Veranstaltungen, zeigt SanOPS erst nach dem Öffnen. Ausgenommen sind Alarmierungen, Auftragsalarmierungen und Notrufe: Alarmierungen enthalten zusätzlich das von der Einsatzführung vergebene Stichwort und den Ort des Einsatzes oder den Treffpunkt, Auftragsalarmierungen die Einsatz- und Auftragsnummer, das Stichwort und den Ort des Auftrags, Notrufe die Einsatznummer und den Ort, nicht aber den weiteren Alarm- oder Auftragstext. SanOPS fügt keine Namen oder Diagnosen hinzu und weist die Einsatzführung beim Alarmieren und beim Anlegen eines Auftrags darauf hin, beides in Stichwort und Ort zu vermeiden. Auch diese Angaben laufen über Apple beziehungsweise Google. Ob sie auf dem Sperrbildschirm lesbar sind, richtet sich nach den Einstellungen Ihres Geräts. Apple und Google verarbeiten dabei technische Daten auch in eigener Verantwortung und in den USA; maßgeblich sind die Standardvertragsklauseln beziehungsweise das EU-US Data Privacy Framework nach den Angaben der Anbieter. Welche Benachrichtigungen Sie erhalten, stellen Sie in der App ein; Sicherheitsmitteilungen sind nicht abschaltbar.

Alarmierung. Organisationen können Einsatzkräfte über SanOPS alarmieren. Kritische Hinweise, die auch bei stummgeschaltetem Gerät erklingen, nutzt die App nur, wenn Sie das auf Ihrem Gerät ausdrücklich erlauben und Ihre Organisation die Alarmierung freigegeben hat.

Kamera, Standort, Mikrofon. Die Kamera nutzt die App zum Scannen von Beitritts- und Material-Codes und für Fotos, die Sie selbst aufnehmen; Codes werden auf dem Gerät erkannt. Den Standort nutzt die App nur, wenn Ihre Organisation die Ortung in einem Einsatz aktiviert und Sie zustimmen, wenn Sie ihn auf die Bitte einer Alarmierung hin mitsenden (Abschnitt 10) oder wenn Sie auf einer Karte selbst Ihren Standort als Punkt verwenden. Haben Sie die automatische Standortfreigabe eingeschaltet, ersetzt sie in den ersten beiden Fällen die Zustimmung im Einzelfall (Abschnitt 10). Das Mikrofon nutzt die App für Sprachnachrichten und Diktate (Abschnitt 9). Alle Zugriffe setzen Ihre Freigabe in den Geräteeinstellungen voraus.

7 Kundenbereich im Browser

Im Kundenbereich setzt SanOPS ein technisch notwendiges Sitzungs-Cookie und ein Cookie zum Schutz vor gefälschten Anfragen. Sie sind an die jeweilige Adresse gebunden und enthalten keine Kennung zur Verfolgung. Es gibt keine Analyse- oder Werbe-Cookies (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG).

8 E-Mails

E-Mails von SanOPS (Codes, Einladungen, Benachrichtigungen, Erinnerungen, Teilnahmebescheinigungen) versenden wir über Amazon Simple Email Service der Amazon Web Services EMEA SARL, 38 Avenue John F. Kennedy, L-1855 Luxemburg, in der Region Frankfurt. Rückmeldungen zu Zustellung, Unzustellbarkeit und Beschwerden erhalten wir über Amazon SNS in derselben Region; unzustellbare Adressen sperren wir für den weiteren Versand. Zugriffe von Amazon Web Services, Inc. aus den USA sind nicht ausgeschlossen; es gelten das AWS Data Processing Addendum mit Standardvertragsklauseln und, soweit anwendbar, das EU-US Data Privacy Framework. Das Versandprotokoll wird nach 90 Tagen gelöscht.

9 Spracherkennung

Erlaubt Ihre Organisation die Spracherkennung, wird eine Aufnahme (höchstens 60 Sekunden) nach ihrem Ende über unseren Server an Amazon Transcribe (Amazon Web Services EMEA SARL, Region Frankfurt) übermittelt und in Text umgewandelt, soweit die App sie nicht auf Ihrem Gerät erkennt. Der erkannte Text erscheint im Eingabefeld und bleibt bis zum Speichern bearbeitbar; eine gesonderte Bestätigung gibt es nicht. Für den Inhalt des gespeicherten Textes sind Sie selbst verantwortlich. Auf dem Server speichert SanOPS weder die Aufnahme noch den erkannten Text, bevor Sie ihn speichern. Ohne Verbindung erkennt die App Sprache auf Ihrem Gerät, sofern es das unterstützt; Daten gehen dabei nicht an Apple oder Google. Sonst speichert die App eine Aufnahme im Einsatztagebuch verschlüsselt auf Ihrem Gerät, überträgt sie bei Verbindung zur Erkennung und löscht sie danach sofort, spätestens nach 24 Stunden. In anderen Bereichen und im Browser ist das Diktat ohne Verbindung nicht verfügbar. Datenschutzrechtlich verantwortlich ist Ihre Organisation; DS81 handelt in ihrem Auftrag.

10 Karten und Orte

Karten und Adresssuche betreibt SanOPS auf dem eigenen Server mit Daten von OpenStreetMap. Dabei werden keine Daten an Dritte übermittelt. Nutzt Ihre Organisation what3words mit einer eigenen Lizenz, werden für die Umrechnung Koordinaten beziehungsweise drei Wörter an what3words Ltd. übermittelt; verantwortlich ist dann Ihre Organisation.

Adresssuche. Wenn Sie in ein Adressfeld tippen oder auf der Karte einen Punkt wählen, gehen Eingabe oder Koordinaten schon vor dem Absenden an unseren Server, damit er Vorschläge zeigen kann. Das gilt auch in öffentlichen Formularen, etwa bei der Anfrage eines Sanitätsdienstes. Der Text wird nicht protokolliert. Zur schnelleren Antwort speichern wir bis zu 30 Tage statt des Textes nur einen Prüfwert zusammen mit den öffentlichen Treffern aus OpenStreetMap.

Standort bei Alarmierungen. Bittet eine Alarmierung um Ihren Standort, können Sie ihn mit Ihrer Rückmeldung in der App oder im Browser einmal mitsenden oder bis zur Ankunft teilen, längstens zwei Stunden. Das ist freiwillig, und Sie können das Teilen jederzeit beenden. Ohne eine solche Bitte wird kein Standort übermittelt. Sehen können ihn Sie selbst und die Personen Ihrer Organisation, die Alarmierungen führen dürfen. Er wird nach 30 Tagen gelöscht, sofern Ihre Organisation für den Einsatz keine Aufbewahrung angeordnet hat. Verantwortlich ist Ihre Organisation; DS81 handelt in ihrem Auftrag.

Automatische Standortfreigabe. Sie können im Konto unter Standort und bei der Einrichtung der App für jede Organisation einzeln einwilligen, dass Ihr Standort ohne weitere Rückfrage gesendet wird: wenn Sie auf eine Alarmierung mit Standortbitte mit „Komme“ oder „Komme später“ antworten, bis zur Ankunft und längstens zwei Stunden, und wenn Sie im Einsatz eingecheckt sind und die Organisation dort die Ortung nutzt, bis zum Check-out. Antworten Sie aus der Mitteilung, beginnt das Senden, sobald Sie die App wieder öffnen. Ohne Standortbitte und ohne Check-in wird nichts gesendet. Die Einstellung ist ausgeschaltet, bis Sie sie selbst einschalten. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Sie ist freiwillig; ohne sie entscheiden Sie wie bisher im Einzelfall. Solange gesendet wird, zeigt SanOPS das dauerhaft an, und Sie können es mit einem Tipp für diesen Einsatz beenden; die Einstellung bleibt dann bestehen. Sie können die Einwilligung jederzeit im Konto für die Zukunft widerrufen; laufendes Senden bei dieser Organisation endet damit sofort, die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Übermittlung bleibt unberührt. Die Einstellung ist Volljährigen vorbehalten: Wer im Konto nicht angegeben hat, volljährig zu sein, oder wen die Organisation als minderjährig führt, dem bieten wir sie nicht an, und das Kennzeichen der Organisation beendet eine bestehende Einwilligung. Die Angabe können Sie im Konto ändern; „nein“ beendet eine bestehende Einwilligung. Ist zu einem Konto keine Angabe gespeichert, bestätigen Sie die Volljährigkeit beim Einschalten; auch das speichern wir. Die Freigabe auf dem Gerät oder im Browser bleibt davon getrennt; „Immer“ fragt die App nicht ab. Sehen können den Standort Sie selbst und die Personen Ihrer Organisation, die Alarmierungen oder Einsätze führen dürfen. Als Nachweis speichern wir Organisation, Zeitpunkt, Fassung und Prüfwert des gezeigten Textes, die geltende Fassung dieser Erklärung, ob die Einwilligung aus der App oder dem Browser kam, und ihr Ende. Verantwortlich ist Ihre Organisation; DS81 handelt in ihrem Auftrag.

11 Vertrag, Abrechnung und Zahlung

Für Bestellung und Vertrag einer Organisation verarbeiten wir Angaben zum Vertragspartner, Rechnungsempfänger, Anschrift, Rechnungs-E-Mail, USt-IdNr., Bestellzeichen, Umfang, Preise, Zustimmungen mit Fassung und Zeitpunkt, Kündigungen und Zahlungsstand. Für die SEPA-Lastschrift verarbeiten wir Kontoinhaber, IBAN, Mandatsreferenz und Mandatsdatum; die IBAN wird nach der Übernahme nur gekürzt angezeigt. Rechnungen und Zahlungen führt DS81 in seinem eigenen Abrechnungssystem; es gehört zum selben Rechtsträger. Für Lastschriften und Überweisungen erhalten die beteiligten Banken die nötigen Zahlungsdaten. Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, für Ansprechpartner einer Organisation lit. f und für die Aufbewahrung lit. c DSGVO.

Für Zahlungen in Kursen ist nicht DS81, sondern die anbietende Organisation verantwortlich (Abschnitt 12).

12 Kurse und Anfragen bei Organisationen

Wenn Sie bei einer Organisation einen Sanitätsdienst anfragen oder einen Kurs buchen, schließen Sie Ihren Vertrag mit dieser Organisation. Sie verarbeitet Ihre Angaben als Verantwortliche und informiert Sie in ihren eigenen Datenschutzhinweisen, die im Formular verlinkt sind. DS81 stellt dafür nur die Technik bereit. Zahlungen für Kurse gehen direkt an die Organisation, über deren Konto bei Stripe oder PayPal oder per Überweisung oder Lastschrift; DS81 erhält kein Geld und keine Kartendaten. Stripe und PayPal verarbeiten Zahlungsdaten in eigener Verantwortung. Eine Teilnahmebescheinigung kann die Organisation Ihnen beim Ausstellen über SanOPS per E-Mail senden. Die Adresssuche im Anfrageformular beschreibt Abschnitt 10.

13 Unterstützung und Supportzugang

Bei Anfragen an den Support verarbeiten wir Ihre Angaben, die Nachricht, Anhänge und den Verlauf, um zu helfen (Art. 6 Abs. 1 lit. b oder f DSGVO). Braucht DS81 Einsicht in Daten einer Organisation, geschieht das nur mit deren befristeter Freigabe für einen benannten Bereich; jede Einsicht steht im Protokoll der Organisation. Einsatz- und Patientendaten sind davon ausgenommen. An SanOPS gerichtete Beanstandungen liest DS81 ohne diese Freigabe (siehe unten). Supportfälle werden 12 Monate nach dem Schließen gelöscht.

Feedback und Wünsche. Über „Feedback & Wünsche an SanOPS“ im Kundenbereich und in der App können Sie uns Rückmeldungen senden. Wir verarbeiten den gewählten Bereich, Ihre Nachricht, einen freiwilligen Screenshot (PNG oder JPEG bis 8 MB, neu kodiert und verschlüsselt gespeichert), Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse, die Organisation, aus der Sie schreiben, die Sprache und ob die Nachricht aus dem Browser oder der App kam. Angaben zu Gerät, Browser oder Standort erheben wir dabei nicht. Wir nutzen Feedback, um Ihnen zu antworten und SanOPS zu verbessern (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Lesen können es nur die Betreiber von SanOPS bei DS81, nicht Ihre Organisation. Screenshots sollen keine Patientendaten und keine Daten anderer Personen zeigen (Nutzungsbedingungen 5). Feedback wird 12 Monate nach der Erledigung gelöscht, spätestens mit der endgültigen Löschung Ihres Kontos.

Beanstandungen. In den Nachrichten können Sie eine Nachricht oder eine Person melden und wählen, an wen die Meldung geht. Wir speichern den Grund, Ihre Beschreibung, den Ausschnitt, den Sie vor dem Absenden sehen (höchstens 3.000 Zeichen, keine Anhänge), Art und Zeitpunkt der Nachricht, Antworten und den Stand, dazu als Kennungen, wer gemeldet hat und wer gemeldet wurde. Beschreibung, Ausschnitt und Antworten werden verschlüsselt gespeichert. Die Verwaltung Ihrer Organisation sieht die Meldung nicht. Jedes Öffnen wird protokolliert. Ausschnitte aus Einsatz-Chats sehen weder die Betreiber von SanOPS noch Vertrauenspersonen.

Richten Sie die Meldung an SanOPS, lesen und beantworten sie die Betreiber von SanOPS bei DS81 in eigener Verantwortung, um die Plattform sicher zu halten und Personen vor Belästigung und Missbrauch zu schützen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Sie sehen Organisation, Grund, Beschreibung, Ausschnitt und Antworten. SanOPS zeigt ihnen keine Namen und keine Altersangabe; Namen, die im Text selbst stehen, bleiben lesbar. Hat Ihre Organisation Vertrauenspersonen benannt, können Sie die Meldung stattdessen an diese richten. Fällt die letzte zuständige Vertrauensperson weg, übernehmen die Betreiber von SanOPS eine noch offene Meldung in derselben Weise. Sie sehen Grund, Beschreibung, Ausschnitt und den Namen der gemeldeten Person, nicht aber, wer gemeldet hat, und können antworten und abschließen. Dafür ist Ihre Organisation verantwortlich; DS81 handelt in ihrem Auftrag.

SanOPS teilt der gemeldeten Person die Meldung nicht mit und nennt ihr nicht, wer gemeldet hat. Ihre Rechte nach Abschnitt 17 bleiben bestehen; bei einer Auskunft berücksichtigen wir auch die Rechte der meldenden Person. Beanstandungen werden 3 Jahre nach dem Abschluss gelöscht, spätestens mit den Daten der Organisation; eine spätere Ergänzung öffnet eine abgeschlossene Beanstandung wieder. Die Löschung Ihres Kontos löscht eine Beanstandung nicht vorzeitig. Eine Aufbewahrungssperre der Organisation hält die Löschung an.

Anfragen zu Ihren Rechten und mögliche Datenschutzverletzungen führen wir in einem Register mit Fristen. Die Einträge werden auf das Nötige begrenzt und nach drei Jahren gelöscht, soweit sie nicht länger als Nachweis erforderlich sind (Art. 6 Abs. 1 lit. c und f DSGVO).

14 Hosting, Sicherung und Protokolle

SanOPS läuft auf einem Server der Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, im Rechenzentrum Nürnberg, Deutschland. Täglich verschlüsselte Sicherungen liegen auf einer Hetzner Storage Box in Deutschland; die Schlüssel hat nur DS81. Hetzner verarbeitet die Daten in unserem Auftrag.

Technische Protokolle der Anwendung enthalten keine Namen, E-Mail-Adressen oder Inhalte und werden nach 14 Tagen gelöscht. Sicherheitsrelevante Ereignisse Ihres Kontos werden ein Jahr, Rechteänderungen drei Jahre aufbewahrt. Wir setzen keine Fremddienste für Fehleranalyse oder Nutzungsauswertung ein.

15 Empfänger und Drittländer

Empfänger Ihrer Daten sind nur die genannten Dienstleister (Hetzner, Amazon Web Services, Apple, Google), Banken bei Zahlungen und – im Rahmen ihrer Rechte – die Organisationen, in denen Sie Mitglied sind. Eine Übermittlung in Drittländer findet nur wie in den Abschnitten 6, 8 und 9 beschrieben statt.

16 Speicherdauer

Wir speichern Daten nur so lange, wie es für den Zweck nötig ist oder das Gesetz es verlangt:

Daten	Dauer
Unbestätigtes Konto	7 Tage
Gelöschtes Konto	30 Tage wiederherstellbar, dann gelöscht
Konto ohne Mitgliedschaft, ohne Anmeldung	24 Monate nach der letzten Anmeldung, mit zwei Hinweisen vorher
Anmeldecodes, abgelaufene Sitzungen	1 Tag nach Ablauf
Persönlicher Datenexport	7 Tage nach Erstellung
Profilfoto, persönliche Nachweise und ihre Dateien	bis Sie sie löschen, spätestens mit dem Konto
Freigaben von Nachweisen an eine Organisation	bis zum Widerruf, längstens bis zum Ende der letzten Mitgliedschaft dort
Kontakt- und Angebotsanfragen, Feedback	12 Monate nach der Erledigung; Feedback spätestens mit dem Konto
Beanstandungen	3 Jahre nach dem Abschluss, spätestens mit den Daten der Organisation
Sicherheitsereignisse des Kontos	1 Jahr
Standort zu einer Alarmierung	30 Tage, sofern für den Einsatz keine Aufbewahrung angeordnet ist
Nachweis der automatischen Standortfreigabe	bis zum Widerruf, längstens bis zum Ende der letzten Mitgliedschaft dort; danach 3 Jahre
Vermerk, dass Sie das Senden in einem Einsatz beendet haben	30 Tage, mindestens bis zum Ende des Einsatzes
Zwischenspeicher der Adresssuche	bis zu 30 Tage
Vertrags- und Abrechnungsunterlagen, Zustimmungen zu Rechtstexten	10 Jahre nach Vertragsende (§ 147 AO, § 257 HGB)
Daten der Organisationen	nach den Vorgaben der Organisation; nach Vertragsende 90 Tage Exportphase, dann Löschung

17 Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen aus Gründen Ihrer besonderen Situation (Art. 21). Eine Einwilligung können Sie jederzeit für die Zukunft widerrufen. Viele Rechte können Sie direkt im Konto ausüben; sonst schreiben Sie an datenschutz@sanops.app. Wir antworten innerhalb eines Monats. Für Daten einer Organisation wenden Sie sich an diese; wir leiten Ihre Anfrage weiter.

Sie können sich bei einer Aufsichtsbehörde beschweren, etwa bei der für DS81 zuständigen: Der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit, Wilhelmstraße 7, 65185 Wiesbaden, Telefon 0611 1408-0, poststelle@datenschutz.hessen.de.

18 Pflicht zur Bereitstellung und automatisierte Entscheidungen

Für Konto, Registrierung und Vertrag benötigte Angaben sind als Pflicht gekennzeichnet; ohne sie können wir die Leistung nicht erbringen. Weitere Angaben sind freiwillig. Es finden keine ausschließlich automatisierten Entscheidungen und kein Profiling statt. SanOPS macht auch keine automatischen Sichtungs- oder Diagnosevorschläge.

19 Änderungen

Wir passen diese Erklärung an, wenn sich SanOPS oder die Rechtslage ändern. Jede Fassung trägt eine Kennung; welche Fassung Sie zur Kenntnis genommen haben, steht in Ihrem Konto.

Stand: 4. November 2026 · Fassung sanops-mk2-2026-11-04-fassung-6-privacy

Fragen dazu beantworten wir gern unter datenschutz@sanops.app.